¿Cómo gestionar la negativa de un nuevo empleado a realizarse el reconocimiento médico?

Para cualquier técnico de selección o profesional de Recursos Humanos en España, el momento de la incorporación de un nuevo empleado es crucial. Se han superado entrevistas, pruebas técnicas y negociaciones. Sin embargo, surge una pregunta que puede paralizar el proceso: ¿qué hacer si el candidato elegido se niega a pasar el reconocimiento médico inicial? Esta situación genera una tensión inmediata entre el derecho a la intimidad del trabajador y la obligación legal del empresario de garantizar un entorno de trabajo seguro.

La respuesta habitual se refugia en la dicotomía legal: el reconocimiento es voluntario, salvo en puestos de riesgo. Si bien es cierto, esta afirmación es solo la punta del iceberg. Limitarse a ella es ignorar las profundas implicaciones jurídicas y operativas que una mala gestión puede acarrear, desde sanciones administrativas hasta responsabilidades penales en caso de accidente. El verdadero desafío no es conocer la norma, sino saber aplicarla con precisión quirúrgica.

Pero, ¿y si en lugar de verlo como un simple «sí» o «no», lo abordamos como un proceso de gestión de riesgo jurídico? La clave no reside en forzar al candidato, sino en construir un procedimiento blindado que transforme la incertidumbre en seguridad contractual. Se trata de entender que cada comunicación, cada documento y cada decisión forman parte de un protocolo que debe proteger a la empresa ante cualquier contingencia futura.

En este artículo, desglosaremos el protocolo de actuación paso a paso. Analizaremos las bases legales que determinan la obligatoriedad, las acciones concretas a tomar ante una negativa o un resultado de «No Apto», y las herramientas contractuales, como la oferta condicionada, que constituyen la mejor práctica para gestionar esta situación con total seguridad jurídica y sin incurrir en prácticas discriminatorias.

Este análisis detallado proporciona las claves para que los responsables de RRHH puedan navegar estas aguas complejas con confianza, asegurando tanto el cumplimiento normativo como la correcta incorporación del talento.

¿Por qué en puestos de riesgo el reconocimiento es obligatorio y no voluntario?

La regla general, establecida en el artículo 22 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales (LPRL), consagra la voluntariedad del reconocimiento médico para el trabajador. Sin embargo, esta voluntariedad decae y se convierte en una obligación ineludible bajo supuestos muy concretos. La obligatoriedad no es un capricho empresarial, sino una exigencia legal diseñada para proteger no solo al propio trabajador, sino también a terceros y al resto de la plantilla.

La ley establece tres excepciones principales a la voluntariedad: cuando el reconocimiento es imprescindible para evaluar los efectos de las condiciones de trabajo sobre la salud, para verificar si el estado de salud del trabajador puede constituir un peligro para él mismo o para otros, o cuando así lo establezca una disposición legal específica para actividades de especial riesgo. Esta última es la más común y se aplica a una serie de profesiones donde un fallo humano puede tener consecuencias catastróficas. El Tribunal Supremo ha consolidado esta visión, como demuestra una importante sentencia de 2019. En el caso de los conductores del parque móvil del Estado, el alto tribunal estableció que la exigencia del reconocimiento era legal y proporcionada, ya que la actividad podía conllevar riesgos para los pasajeros o para terceros, haciendo prevalecer la protección colectiva sobre el derecho individual a la intimidad.

Para un departamento de RRHH, es fundamental tener identificados qué puestos de la organización entran en esta categoría. La siguiente tabla detalla algunos de los ejemplos más comunes en España, vinculando el puesto a su riesgo principal y la base legal que justifica la obligatoriedad.

Por tanto, ante la negativa de un candidato para un puesto de riesgo, la empresa no solo tiene el derecho, sino el deber de no formalizar el contrato. Hacerlo sería incumplir con su obligación de vigilancia de la salud y ponerse en una situación de grave riesgo legal.

¿Cómo actuar si el examen inicial revela que el candidato no puede realizar funciones esenciales?

Si el examen médico inicial concluye con un resultado de «No Apto», la empresa debe actuar con un protocolo claro y documentado para evitar riesgos legales. La decisión de no contratar o extinguir la relación laboral debe basarse exclusivamente en la incapacidad objetiva del candidato para desempeñar las tareas fundamentales del puesto, y nunca en el diagnóstico médico, al cual la empresa no tiene ni debe tener acceso.

El servicio de prevención de riesgos laborales solo comunica a la empresa el resultado final: «Apto», «Apto con limitaciones» o «No Apto». Este certificado es el único documento que la empresa debe utilizar para justificar su decisión. La clave es poder demostrar el nexo causal entre la «no aptitud» y la imposibilidad de ejecutar las funciones esenciales descritas en la oferta de empleo. Por ejemplo, un «No Apto» por vértigo para un puesto de instalador de antenas en altura es una justificación objetiva e irrefutable.

El procedimiento a seguir debe ser metódico y garantizar la seguridad jurídica de la empresa. Aquí se detalla un protocolo de actuación estándar:

1. Recepción del Certificado de Aptitud: La empresa recibe únicamente el informe del servicio de prevención con la calificación («Apto», «No Apto», «Apto con limitaciones»), nunca diagnósticos o datos clínicos.
2. Documentación de la Decisión: La decisión de no continuar con el proceso de contratación debe basarse y hacer referencia explícita al informe médico oficial y su vinculación con las funciones esenciales del puesto.
3. Notificación Formal al Candidato: Se debe comunicar la decisión al candidato de manera formal y fehaciente, preferiblemente mediante burofax o comunicación con acuse de recibo, explicando que la no superación del reconocimiento impide la formalización del contrato.
4. Gestión según el Momento Contractual: Si la oferta estaba condicionada, simplemente se retira. Si ya se había firmado un contrato (práctica no recomendada), se debe valorar la extinción por no superar el periodo de prueba o, si este ya ha pasado, un despido objetivo por ineptitud sobrevenida.
5. Conservación de la Documentación: Es crucial archivar todo el proceso: la oferta de empleo con la descripción de funciones, la oferta condicionada, el certificado de «No Apto» y la comunicación de cese, como prueba ante posibles reclamaciones.

Ignorar este procedimiento o tomar decisiones sin el respaldo documental del certificado de «No Apto» expone a la empresa a demandas por despido improcedente o incluso por discriminación, con consecuencias económicas y reputacionales muy graves.

Protocolo estándar vs Protocolo específico: ¿qué pruebas pedir para un conductor de carretillas?

No todos los reconocimientos médicos son iguales. La LPRL exige que la vigilancia de la salud sea específica en función de los riesgos inherentes al trabajo. Esto significa que no se puede aplicar un chequeo genérico a toda la plantilla. Un administrativo no enfrenta los mismos riesgos que un operador de maquinaria pesada, y el protocolo médico debe reflejar esta diferencia.

Para un puesto de conductor de carretillas, por ejemplo, el protocolo estándar (control de vista, oído, tensión arterial) es insuficiente. Un protocolo específico es necesario para evaluar capacidades críticas para la seguridad. Este debería incluir pruebas de agudeza visual y auditiva más exhaustivas, control del equilibrio, capacidad de reacción, y una valoración del sistema musculoesquelético para soportar las vibraciones y posturas del puesto. Además, la jurisprudencia española avala la inclusión de pruebas de detección de alcohol y drogas en estos protocolos específicos cuando está justificado por el riesgo extremo del puesto, ya que el consumo de estas sustancias puede afectar directamente a la capacidad para operar la maquinaria de forma segura.

Este nivel de especificidad es una obligación, no una opción. La responsabilidad de la empresa no termina en sus propios empleados. Como ha señalado la jurisprudencia, en el marco de la coordinación de actividades empresariales, las empresas contratistas deben garantizar que los trabajadores subcontratados han superado un reconocimiento médico laboral adecuado, acreditándolo con el correspondiente Certificado de Apto. Esto se basa en el principio de responsabilidad solidaria en materia de prevención.

En el siguiente estudio de caso, se evidencia cómo la justicia respalda estos protocolos reforzados.

Por lo tanto, la pregunta que debe hacerse RRHH no es si el candidato pasa «un» reconocimiento, sino si pasa «el» reconocimiento específico y adecuado para los riesgos concretos que va a afrontar.

El límite legal entre evaluar la aptitud y discriminar por condición de salud previa

Una de las líneas rojas más importantes en la gestión del reconocimiento médico es la que separa la evaluación de la aptitud funcional de la indagación sobre diagnósticos o condiciones de salud. El objetivo del reconocimiento no es conocer el historial clínico del candidato, sino determinar si este posee las capacidades físicas y psíquicas para realizar las tareas del puesto de forma segura. Cruzar esta línea puede derivar en graves acusaciones de discriminación.

Como recuerdan los expertos legales, la obligatoriedad del reconocimiento médico solo se justifica por la necesidad de proteger la seguridad. En palabras de EJASO Abogados, para que decaiga la voluntariedad del reconocimiento, debe ser imprescindible para evaluar los efectos del trabajo sobre la salud o para verificar si el estado del trabajador constituye un peligro. Cualquier pregunta o prueba que no sirva a este fin es potencialmente ilegal.

Esta distinción debe reflejarse en todo el proceso de selección, incluyendo la entrevista. Las preguntas deben centrarse siempre en las capacidades, no en las patologías. Por ejemplo, en lugar de preguntar si un candidato tiene problemas de espalda, se debe preguntar si puede realizar tareas que implican levantar un peso determinado de forma repetida. La información sensible, como la historia clínica, está protegida por la Ley de Protección de Datos y solo debe ser manejada por el personal sanitario. De hecho, la ley establece que la historia clínica se conservará durante 40 años después de terminada la exposición en casos de riesgo con daño diferido, pero siempre bajo custodia del servicio médico.

La siguiente tabla ilustra claramente la diferencia entre preguntas prohibidas y permitidas durante el proceso de selección:

En resumen, el enfoque debe ser siempre: «No me importa qué condición médica tenga, sino si puede o no puede realizar de forma segura las tareas A, B y C que son esenciales para este puesto». Este es el único prisma válido para tomar una decisión de contratación.

¿Cuándo citar al reconocimiento: antes de la firma del contrato o el primer día de trabajo?

El «timing» del reconocimiento médico es un factor estratégico que puede cambiar por completo la gestión de una posible negativa o un resultado de «No Apto». Realizarlo en el momento equivocado puede generar complicaciones legales y operativas innecesarias. Existen dos momentos principales para hacerlo, pero solo uno ofrece la máxima seguridad jurídica preventiva.

La opción de citar al candidato el primer día de trabajo, ya con el contrato firmado, es la más arriesgada. En este escenario, el candidato ya es un trabajador de pleno derecho. Si el resultado es «No Apto», la empresa no puede simplemente «cancelar» la contratación. Se ve abocada a un proceso más complejo: extinguir el contrato durante el periodo de prueba (si es posible y justificable) o iniciar un despido objetivo por ineptitud sobrevenida, con las consiguientes obligaciones de preaviso e indemnización.

La práctica más segura y recomendada por todos los expertos legales es articular el proceso a través de una oferta de empleo condicionada. Esto implica realizar el reconocimiento médico después de que el candidato ha sido seleccionado, pero antes de la firma del contrato. La empresa emite una oferta formal por escrito en la que se estipula claramente que la efectividad del contrato está supeditada a la superación del reconocimiento médico y la obtención de un resultado de «Apto».

Esta estrategia, aunque requiere que el candidato acepte realizar el examen sin ser aún trabajador, es la más limpia desde el punto de vista legal. Tal y como señalan los asesores, la práctica más segura es realizar una oferta formal condicionada explícitamente a superar el reconocimiento médico. Si el candidato se niega (lo cual es su derecho, al no existir aún relación laboral) o el resultado es «No Apto», la condición suspensiva no se cumple y la oferta de contrato simplemente decae, sin necesidad de despidos ni extinciones.

En definitiva, condicionar la oferta al resultado del reconocimiento médico transforma una potencial fuente de conflicto en un paso administrativo claro y seguro, protegiendo a la empresa de futuras reclamaciones y garantizando que solo se incorporan candidatos con la aptitud necesaria para su puesto.

¿Por qué la ignorancia de la ley no exime al empresario de responsabilidad penal?

El principio «ignorantia juris non excusat» (la ignorancia de la ley no exime de su cumplimiento) tiene una aplicación especialmente rigurosa en el ámbito de la prevención de riesgos laborales. El empresario ostenta una «posición de garante», lo que significa que la ley le atribuye una responsabilidad activa e indelegable de velar por la salud y seguridad de sus trabajadores. Esta obligación no es una mera formalidad administrativa; su incumplimiento puede acarrear consecuencias penales.

El artículo 22 de la LPRL es claro: el empresario garantizará a los trabajadores la vigilancia periódica de su estado de salud. Esta obligación de «garantizar» implica un rol proactivo. No basta con ofrecer el reconocimiento; hay que asegurarse de que se realiza cuando es obligatorio y que se actúa en consecuencia según los resultados. Subcontratar el servicio de prevención con una empresa externa no exime al empresario de esta responsabilidad final. Si ocurre un accidente y se demuestra que el trabajador no tenía la aptitud necesaria para el puesto, el empresario puede ser considerado responsable penal por negligencia.

Las consecuencias económicas de un incumplimiento son severas. No ofrecer el reconocimiento médico obligatorio o no actuar ante una negativa en un puesto de riesgo se considera una infracción grave. Según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (TRLISOS), las infracciones graves en materia de prevención pueden acarrear multas de hasta 40.985 euros. Pero el riesgo económico, siendo alto, es secundario frente al riesgo penal en caso de accidente grave o mortal.

Esta posición de garante también se extiende a la gestión de la salud en la plantilla activa, no solo en la selección. Como señala la experta María Areta Martínez en una publicación del BOE, el control de la salud es una herramienta empresarial legítima.

El empresario puede verificar mediante reconocimientos médicos el estado de salud para controlar el absentismo. El trabajador en IT tiene obligación de someterse, y su incomparecencia injustificada permite suspender derechos económicos.

– María Areta Martínez, Revista de Jurisprudencia Laboral, BOE

En conclusión, asumir que el reconocimiento médico es un trámite secundario es un error de cálculo con un potencial devastador. Es una pieza central de la arquitectura preventiva de la empresa, y su correcta gestión es la primera línea de defensa del empresario.

Apto con limitaciones vs No Apto: ¿qué opciones legales tiene la empresa realmente?

Una vez realizado el reconocimiento médico, el certificado de aptitud puede arrojar tres resultados: «Apto», «No Apto» y la categoría intermedia «Apto con limitaciones». Mientras que los dos primeros suelen tener una gestión más directa, el «Apto con limitaciones» abre un abanico de posibilidades y obligaciones para la empresa que deben ser manejadas con precisión.

Un resultado de «No Apto» implica que el trabajador es incapaz de realizar las funciones nucleares del puesto, incluso con adaptaciones. En este caso, si la contratación estaba condicionada, la oferta decae. Si el trabajador ya estaba en plantilla, la empresa puede iniciar un despido objetivo por ineptitud sobrevenida, según el artículo 52.a del Estatuto de los Trabajadores.

Por otro lado, un «Apto con limitaciones» significa que el trabajador puede desempeñar las tareas esenciales del puesto, pero requiere ciertas adaptaciones o que se evite la exposición a determinados riesgos. Por ejemplo, un mozo de almacén puede ser «Apto con la limitación de no levantar cargas superiores a 15 kg». Ante este escenario, la empresa tiene la obligación de evaluar la viabilidad de dichas adaptaciones, tal y como establece el artículo 25 de la LPRL. La empresa no puede simplemente descartar al candidato.

El siguiente árbol de decisión resume las opciones legales de la empresa en cada caso, basándose en el marco normativo español:

La clave en el «Apto con limitaciones» es el concepto de «razonabilidad». La empresa debe implementar las adaptaciones si estas son técnica y económicamente razonables. Solo si puede demostrar, con un informe técnico del servicio de prevención, que la adaptación es imposible o desproporcionada, podría proceder a una extinción objetiva del contrato. Como indican los expertos, es fundamental que cada empresa realice una evaluación de riesgos específicos, y documente técnicamente la imposibilidad de adaptación para justificar una medida extintiva.

En definitiva, un «Apto con limitaciones» no es un «No» disfrazado. Es una llamada a la acción para que la empresa demuestre su compromiso con la prevención y la integración, buscando soluciones antes de optar por la desvinculación.

¿Cómo adaptar el puesto de trabajo ante un «Apto con limitaciones» sin reducir productividad?

Recibir un resultado de «Apto con limitaciones» no debe ser visto como un problema, sino como una oportunidad para demostrar un compromiso real con la prevención y la inclusión. Lejos de ser un sinónimo de baja productividad, una adaptación bien ejecutada puede mantener o incluso mejorar la eficiencia, al tiempo que blinda a la empresa legalmente. La clave es abordar el proceso de manera sistemática y proactiva.

La adaptación no siempre implica grandes inversiones. A menudo, soluciones como la reorganización de tareas dentro del equipo, la adquisición de herramientas ergonómicas o la implementación de software específico pueden ser suficientes. Por ejemplo, para un trabajador con una limitación de carga, un simple carro elevador puede eliminar el riesgo sin afectar al ritmo de trabajo. Para alguien con sensibilidad a un agente químico, una reasignación de tareas dentro del mismo departamento puede ser la solución. La empresa debe ser creativa y flexible, siempre en colaboración con el servicio de prevención.

Además, existen numerosas ayudas y subvenciones públicas ofrecidas por organismos como el SEPE, la Fundación ONCE o las consejerías de empleo de las comunidades autónomas para facilitar la adaptación de puestos de trabajo. Investigar estas opciones puede reducir significativamente o eliminar el coste de la adaptación para la empresa. Documentar todo este proceso de evaluación y las soluciones implementadas es crucial como prueba del cumplimiento del deber de adaptación.

Para llevar a cabo este proceso de forma eficiente, es recomendable seguir una hoja de ruta clara que garantice que se exploran todas las opciones antes de tomar una decisión drástica.

Para aplicar estos principios con total seguridad y eficacia, el siguiente paso lógico es revisar y formalizar sus protocolos internos de selección y adaptación de puestos junto a su servicio de prevención de riesgos laborales, asegurando que cada paso esté alineado con la legislación vigente y las mejores prácticas del sector.